Schnittstellenvertrag – ist das too much?

Schicken Sie Ihrem Geschäftspartner mal einen Schnittstellenvertrag, der genau beschriebt was sie da regelmäßig in Form von Excel-Dateien austauschen. Jagt Ihnen allein die Vorstellung daran schon einen kalten Schauer den Rücken hinunter? Too much denken Sie?

Tatsächlich ist ein solcher Vertrag zumindest auf technischer Ebene in vielen größeren Unternehmen Standard, häufig sogar zwischen einzelnen Geschäftsbereichen wenn sich diese wechselseitig mit internen Daten versorgen. Dabei geht es weniger um einen Vertrag im rechtlichen Sinne als darum, alle getroffenen technischen und fachlichen Verabredungen festzuhalten. In vielen Fällen ist deshalb häufig der Terminus „Vereinbarung“ zutreffender.

Abhängig vom Szenario in dem eine solche Schnittstellenvereinbarung erstellt wird, also ob zwischen Geschäftspartnern oder zwischen Geschäftsbereichen innerhalb eines Unternehmens, werden diese Verträge anders aussehen und gegebenenfalls andere Schwerpunkte haben. In diesem Artikel bleibt der Fokus auf internen Schnittstellenvereinbarungen.

Schnittstellenvertrag definiert Inhalt des Datenaustausches

Dabei ist eine solche Vereinbarung nicht viel mehr, als das gemeinsame dokumentierte Verständnis über die Schnittstelle. „Wir schicken Euch das dann immer zu“ ist leider immer etwas zu vage sobald sich Geschäftspartner oder andere Abteilungen darauf verlassen müssen. Die Schwierigkeit dabei ist, dass sich diese Abstimmungen in sehr vielen Details auf ein implizites gemeinsames Verständnis eines Datenaustauschs stützen.

Ein solche Vereinbarung umfasst tatsächlich eine Vielzahl von Details. Fachliche Inhalte, technische Formate und Darstellungsformen, Austauschmechanismen, Qualitätsniveaus auf technischer und fachlicher Ebene, Konfliktlösungswege, Kontakte, und einiges mehr. Konkret können das folgende Inhalte sein, die selbst einen unmittelbaren Nutzen haben:

Das ist der Nutzen

  • Der Schnittstellenvertrag ist – soweit nicht schon woanders festgehalten – Ihre Spezifikation gegen die ein Programmierer eine technische Schnittstelle realisieren kann.
  • Beide Seiten verpflichten sich zu strukturierten Abläufen, und haben damit beide die Möglichkeit die Schnittstelle zu automatisieren.
  • Datennutzer können sich bei Änderungen an der Schnittstelle auf den Vertrag berufen.
  • Abnehmer können sich auf fachliche und technische Abstimmungen in der Vereinbarung berufen.
  • Datenlieferanten können sich ebenfalls auf den Vertrag berufen, und haben ein genau definiertes Level an funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen die zu erfüllen sind. Ein Scope-Creep ist mit sauber formulierten Schnittstellenvereinbarungen schnell ersichtlich.
  • Klar geregelte Ansprechpartner machen allen Beteiligten den Prozess klar, und ein Stille-Post-Spiel entfällt („Damals hatten doch Klaus und Barbara besprochen, dass…..“)

Das kommt in den Schnittstellenvertrag

Ein Schnittstellenvertrag besteht in der Regel aus folgenden Teilen.

  • Überblick der Datenverarbeitung: Wer sind die Partner, welche Daten sollen von woher, wohin geliefert werden, und zu welchem Zweck werden Sie dort verarbeitet?
  • Der fachliche Inhalt wird in allen Datenelementen werden aufgeführt.
  • Technischer Inhalt: alle Datenelemente werden mit Typ und Datenvolumen aufgeführt (beispielsweise Datenbanktabellen, Dateien,….).
  • Funktionsweise der Schnittstelle: Batch oder Kontinuierlich, Programmmodule, Zeitpläne, nötige Technik, Rückkanal, Deltamechanismen, Zugriffswege (SSH, FTP, ….), Firewallfreischaltungen, mögliche Fehlerbilder und deren Behebung, Verschlüsselung et cetera.
  • Organisatorische Abstimmung: Zuständigkeiten für technische Komponenten der Schnittstelle, zeitliche Beschränkungen, Umgang mit Wartungsfenstern bzw Downtimes, Änderungen an der Datenquelle und mehr.
  • Ansprechpartner auf allen relevanten Ebenen: technisch, fachlich sowie Kontakt zur Eskalation.

Diese Schnittstellenverträge werden im Namen der zuständigen Personen der beteiligten Partner erstellt und von diesen unterzeichnet. Das sind in der Regel die jeweils Bereichsverantwortlichen.

Bei Schnittstellenverträgen mit externen Partnern kann gegebenenfalls ein zusätzlicher Vertrag zum nötigen Service-Level zwischen den Partnern geschlossen werden. Dieser wird im Idealfall juristisch begleitet sofern neben SLAs auch Zahlungen, Pönalen, Rechteabtretungen oder andere Vereinbarungen getroffen werden müssen. Liegt ein Schnittstellenvertrag in der oben beschriebenen technischen Form vor, können beide Seiten dann bei der Beratung eines Übereinkommens zu einem SLA auf ein gemeinsames Verständnis der Schnittstelle bauen.

Ein Schnittstellenvertrag bietet eine gute Unterstützung um Datenschnittstellen zwischen Partnern zu beschreiben und festzulegen. Er sorgt dafür, dass im weiteren Betrieb alle Vereinbarungen dokumentiert sind. Andererseits ist im Störungsfall allen klar was getan werden muss. Und neben einer Dokumentation bietet ein vorliegendes Muster auch gleich einen Leitfaden für die Abstimmungen, und zeigt den Beteiligten direkt nötige Vorarbeiten zur Inbetriebnahme einer Schnittstelle auf.

Insofern ist eine Schnittstellenvereinbarung nicht „too much“, vielmehr ein geordneter Rahmen zur Festlegung eines Datenaustauschs. Fragen Sie mich gern nach Vorlagen und Vorgehensweisen.

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